Comment organiser la création et la répartition de documents dans votre entreprise

Le travail sur document fait partie de la vie quotidienne et a sa place dans les entreprises de tous les secteurs et de toutes les tailles.

Face à la nécessité d’améliorer la collaboration et la gestion des documents électroniques, les équipes et les entreprises de toutes tailles recherchent des outils robustes pour faciliter la création de contenu collaboratif en ligne. Parmi les solutions les plus populaires et les plus connues pour l’édition de documents en direct et en collaboration figurent Microsoft Office Online et Google Docs.

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Cependant, il existe d’autres options qui peuvent vous aider à rationaliser les flux de travail dans votre équipe.

Qu’est-ce que c’est, ONLYOFFICE ?

ONLYOFFICE Docs est une suite bureautique en ligne open-source conçue pour déployer un environnement collaboratif au sein d’un réseau privé. Il comprend plusieurs outils pour travailler avec des documents de différents types :

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• Éditeur de documents texte puissant avec de nombreuses fonctionnalités de mise en forme et de style, de table de matières, d’insertion des objets, etc.
• Tableur pour les feuilles de calcul dispose d’un ensemble complet de fonctions pour collecter, présenter, analyser et calculer des données.
• Outil de présentations avec plusieurs modèles, transitions, animations, options de conception et la possibilité d’intégrer des feuilles de calcul et des vidéos YouTube.
• Créateur de formulaires avec des champs remplissables pour texte, liste déroulante, boutons radio, e-mail, numéro de téléphone, la possibilité de créer un champ personnalisable, les faire obligatoires à remplir, appliquer le remplissage de champs en simultanée, le formatage du texte et des bordures de champs, etc.
• Lecteur et convertisseur PDF pour l’affichage des documents rapide et simple et la création du contenu en PDF depuis des documents texte, feuilles de calcul, diapositives ou formulaires.

Comment travailler sur des documents en entreprise ?

ONLYOFFICE Docs est un outil collaboratif en ligne. Lorsque vous éditez un document en temps réel, vous pouvez basculer entre deux modes de coédition différents. Si vous choisissez le mode Rapide et que quelqu’un travaille sur le document, vous verrez toutes les modifications qu’il apporte. Vous pouvez également opter pour le mode Strict pour verrouiller un paragraphe et le modifier en privé sans être dérangé par vos collègues – toutes les modifications seront visibles après l’enregistrement uniquement.

Ce qui rend ONLYOFFICE Docs convenable pour les entreprise, c’est la gestion flexible des accès. Vous pouvez facilement configurer l’accès à vos documents en choisissant parmi les modes accès complet, révision, commentaires, lecture seule et remplissage de formulaires.

De plus, ONLYOFFICE Docs vous permet de suivre les modifications apportées par d’autres co-auteurs ainsi que de sélectionner et de restaurer toute version antérieure d’un document d’un simple clic. Laisser des commentaires, mentionner d’autres utilisateurs et communiquer en temps réel via le chat intégré – tout cela rend la collaboration en ligne aussi facile que possible.

Comment protéger des données personnelles ou sensible ?

La suite bureautique est open source et selon le RGPD, elle propose la version autohébergée, ce qui vous donne un contrôle total sur vos données. En plus de cela, le code source de la solution est ouvert. Si vous avez suffisamment d’expertise, vous pouvez toujours vérifier les vulnérabilités vous-même.

ONLYOFFICE Docs utilise JSON Web Token pour protéger les documents contre les accès non autorisés. L’activation du protocole HTTPS vous permet de crypter votre trafic en transit pour plus de sécurité. Il est également possible de restreindre les options de copie, de téléchargement et d’impression des documents.

Si vous travaillez avec des documents confidentiels, vous apprécierez certainement la fonction « Salles privées ». Il s’agit d’un espace sécurisé où vous pouvez stocker, modifier et partager des documents sous forme cryptée à l’aide de l’algorithme incassable AES-256. Vous n’avez pas besoin d’inventer, d’envoyer ou de saisir des mots de passe : ils sont générés automatiquement et transférés sous forme cryptée lorsque vous partagez un document avec d’autres utilisateurs.

Comment utiliser ONLYOFFICE Docs ?

ONLYOFFICE Docs est peut être intégré à tout autre système tel que Jalios, Maarch Courrier, Pydio, Jamespot, Nextcloud, ownCloud, Alfresco, Confluence, Drupal, Nuxeo, grâce à des connecteurs officiels prêts à l’emploi.

En effet, contrairement aux solutions proposées par les grands noms de la technologie, ONLYOFFICE n’enferme pas les clients dans son écosystème de collaboration, mais leur offre la possibilité d’intégrer leurs éditeurs en ligne à n’importe quelle plateforme de partage de fichiers ou solution de gestion de contenu d’entreprise au sein de leur infrastructure informatique existante. C’est le principal avantage concurrentiel d’ONLYOFFICE par rapport aux autres logiciels alternatifs. Vous pouvez même ajouter des fonctionnalités d’édition de documents et de collaboration à votre propre plateforme de partage de fichiers ou à votre SGD en utilisant la documentation détaillée de l’API.

Les éditeurs peuvent également être utilisés dans le cadre de la plateforme Workspace, propriété d’ONLYOFFICE, une suite complète pour la productivité et la gestion de documents et de projets, le courrier, la CRM, l’agenda, le chat et la collaboration en équipe.

Pour compléter l’expérience utilisateur, ONLYOFFICE propose également des applications de bureau et mobiles multiplateformes gratuites disponibles pour Windows, Linux, Mac OS, Android, iOS.